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学籍管理实施办法
 

为了强化学籍管理工作中工作人员的责任,明确工作流程,减少因工作人员个人原因导致的学生学籍出现错误,根据学生学籍管理有关规定,特制定本实施办法。

一、学籍信息概要

1、注册信息:专业、姓名、民族、出生日期、身份证号等。

2、学籍信息:学籍年级、学籍状态:学籍有无、保留学籍、休学、复学、转学、退学、自动退学等、在读专业、转专业是否成功等。

3、学籍档案:新生学籍信息核对表、学生学籍追踪表、学籍异动表(月)、毕业证发放登记表、学籍异动汇总表及其休学、复学、退学等佐证材料。

二、学籍管理人员及其职责

(一)系

1、辅导员(班主任),班级学籍管理工作第一责任人。

负责学生学籍信息的采集、核对、上报工作。应熟悉学籍管理等相关制度,对负责管理学生的学籍情况必须清晰,及时将学籍异动的情况详细记录,按有关规定处理,并做好学籍异动提醒(休学期满复学、入伍保留学籍、退学注销学籍等)。

2、分管学籍工作的系主任(负责人),系学籍管理工作责任人。

应熟悉学生学籍管理相关制度,了解学籍处理流程,指导辅导员学籍管理工作的开展,全面掌握全系学生的学籍情况,对学生学籍异动及时审查、归档并报教务处备案,对学生学籍异动手续要严格审查,以纸质档案为准,做好学籍档案归档工作。

(二)教务处

1、学籍管理员,学院学籍管理第一责任人。

在教务处长的指导下,做好学生学籍注册、学年注册、异动处理、学历注册、数据统计工作,协助系开展学籍管理工作,对系审核无误的信息汇总校核,确保学籍问题早出现早解决,及时反馈各种学籍信息,归档学籍异动手续、新生学籍信息核对等。

2、教务处长,学院学籍管理责任人。

全面指导学籍管理,统筹工作安排,制定、修改学生学籍管理规定,负责各种学籍管理问题的解释工作,对学籍异动手续做最后把关审核,对于学籍管理工作中出现的管理事故,启动调查处理程序,做到对学生负责、对相关工作人员负责。

三、学籍管理

1、新生报到

1) 教务处根据学院学工处(招办)招生名册,于8月底拟定分班情况;

2) 各系于新生报到前从教务处获得各专业班级新生名册;

3) 各系在新生报到结束后向教务处报送新生学籍信息核对表、学籍注册表;

4) 新生入学三个月内,如因体检不合格,申请保留入学资格、自动放弃入学资格等原因离校者,到学工处(招办)办理有关手续。

2、新生学籍注册


3、在校生注册

1)在校生注册分为报到和注册:报到之日未能缴学费的学生先行报到即为报到;三个月内缴清学费再行注册和报到手续完备者即为注册。

2)各系应在学生报到的次日,向教务处报送学生报到人数、未到学生名单及原因。

3)未注册者不能登载成绩。

4)各系凭学生证注册表、学生证,到教务处集中办理注册手续。

4、学籍异动

学籍异动包括学生休学、复学、保留学籍、延长学习年限、转专业、转学和退学等。

1)申请办理休学、复学、保留学籍、延长学习年限、退学等手续的学生,填写《宿迁泽达职业技术学院学籍异动审批表》,交所在系负责人审批、签章,然后到各部门审批、办理有关手续。

2)申请转专业的学生填写《宿迁泽达职业技术学院转专业审批表》,办理有关手续。转专业工作在每学年的第一学期前三周办理,按教育主管部门和学院转专业相关规定办理。

3)申请转学的学生按照教育主管部门的有关规定办理转学手续。

5、学籍异动报送

开学第三周或每月第一个工作日,各系报送学籍异动表汇总(一式两份,系存一份)。

6、学籍问题咨询

特殊问题,请填写学籍信息登记反馈表。

四、奖惩

学籍管理工作中,因工作失误导致学生学籍错误的,按情节给予相关责任人以下处分:

1、辅导员(班主任):学生基础信息错误的,如姓名、性别、身份证号、民族、籍贯、出生日期等,1人次的,认定为Ⅱ级教学事故;2-3人次的,认定为Ⅰ级教学事故;3人次以上的,降级或除名。如发生漏注学籍或休学(入伍)以及退学、放弃入学资格等处理,失去学籍,使学生利益受损1人次的,认定为I级教学事故。更正学籍错误产生的一切费用由责任人承担。

2、分管学籍工作的系主任(负责人):本部门累计出现1人次学籍信息错误的,给予通报批评,累计出现2-3人次学籍信息错误的,认定为Ⅲ级教学事故;3人次以上的,认定为Ⅱ级教学事故;如发生漏注学籍或休学(入伍)以退学、放弃入学资格等处理,失去学籍,使学生利益受损的1人次的,认定为Ⅱ级教学事故。

3、学籍管理员:未及时发现学籍问题,未按规定程序将问题信息反馈给有关人员和部门,导致学生学籍信息错误的,认定为Ⅲ级教学事故;未按有关规定做好学生学籍注册、学年注册、异动处理、学历注册、数据统计工作,导致学生学籍管理出现重大失误的,认定为Ⅱ级教学事故。

年度内无任何学籍问题的部门,该项工作年度考核优秀。

五、其他事项

非学籍管理人员,确有注册学籍工作需要的,须严格按照学籍注册要求,学生信息核对无误,经分管院长审批同意后方可注册学籍,学籍信息错误、学籍异动错误致使学生失去学籍的处理按照辅导员奖惩方式进行。

本办法由教务处负责解释,自颁布之日起施行。

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